Onko uuden monitoimilaitteen hankkiminen ajankohtaista?
Monitoimilaitteen osto ei ole nykypäivänä yksinkertaista: mahdollisia toimittajia on paljon, kuten myös laitevaihtoehtoja. Tässä artikkelissa käymme läpi asioita, jotka tulisi ottaa huomioon, kun hankit monitoimilaitteet yritykselle.
Ennen tarjouspyyntöä on tärkeää, että oman yrityksen tarpeet on tunnistettu. Kuinka paljon toimistollanne tulostetaan? Tarvitsetteko erityisen hyvälaatuisia tulosteita? Entä tarvitaanko tulostuksen lisäksi esimerkiksi, skanneria, faxia, nidontaa tai vihkotaittoa? Ovatko pilvi- ja mobiilitulostus tulleet tutuiksi? Kun omat tavoitteet ovat kunnossa ja yritys tietää mitä tarvitsee, tarjouksen pyytäminen on huomattavasti helpompaa.
Tarjouspyyntöä tehdessä tulisi miettiä, kuinka pitkäksi aikaa laitekauppaan haluaa sitoutua. Tämän perusteella voi valita itselleen sopivan ostotavan: leasing, suoravuokra vai osto. Huolto on tärkeä osa monitoimilaitekauppaa, joten huollon kustannukset on hyvä kysyä tarjouspyynnössä, jotta saat kokonaiskustannukset selvitettyä. Myös muut mahdolliset tukipalvelut tulisi kartoittaa, esim. kenelle kustannus syntyy, jos toimistonne muuttaa ja laitteenne asennetaan uudelleen. Tietoturvaratkaisut ovat todella tärkeitä jokapäiväisessä elämässä turvatulostuksen muodossa sekä kovalevyn pyyhkiminen laitteen vaihdon yhteydessä.
Tarjouksen analysoinnissa kannattaa kiinnittää huomiota huollon vasteaikaan ja sen mittaamiseen. Monesti lupaukset vasteajasta ovat kovemmat kuin toteutunut aika. Lisäarvoa sopimukseen tuo yritykselle nimetty henkilökohtainen yhteyshenkilö, jolle voi soittaa suoraan ongelman ilmetessä. Hinta on tietysti tärkeä osa tarjousta. Sivukulut, kuten kilometrikorvaukset huoltokeikoissa, tulisi selvittää ja laskea tarjouksen kokonaishintaan. Halpa ja hyvä harvoin kulkevat käsikädessä, eikä tämäkään ala ole poikkeus.
Nämä asiat ovat nostoja monitoimilaitteen osto-oppaastamme, joka opastaa uuden monitoimilaitteen hankinnassa ja kilpailutuksessa. Oppaan avulla varmistat, että otat kaikki tarvittavat seikat huomioon ostoprosessissa, kun on ajankohtaista hankkia monitoimilaite toimistoon.
