Monitoimilaite pientoimistoon vai suuryritykseen – listasimme erot

Toimistolaitteilta vaadittavat ominaisuudet ovat melko paljon riippuvaisia yrityskoosta ja käytöstä. Teimme vertailua keskeisistä eroista, kun haussa on tulostin pieneen toimistoon tai monitoimilaitteiden hankinta suuryritykseen.

Ostotavat

Pienyritykset hankkivat laitteensa useammin käytettyinä, kuin suuret yritykset. Monesti suoravuokra on suosittu tapa hankkia monitoimilaite, koska ne voidaan vuokrata ilman rahoitusyhtiön pitkää vuokra-aikaa tai ostoa. Idea on se, että yritys saa ratkaisun suoraan toimittajalta ja sopii yksilöllisesti sopivan vuokrakauden pituudesta. Tyypillisimmät suoravuokrakaudet ovat 12 – 36 kk.

Suuryritykset suosivat leasingia ostotapana. Leasing on yleensä 36 – 60 kk sopimus, jossa laitteistosta maksetaan kuukausivuokraa rahoitusyhtiölle. Rahoitusyhtiön rooli on rahoittaa kauppa ja he ottavat siitä pienen koron sopimuskauden aikana. Isoissa yrityksissä laitteet hankitaan useimmiten uusina.

Yksi vai useampi laite?

Pienissä yrityksissä käytössä on usein yksi monitoimilaite. Tällöin huollon toimivuus ja merkitys korostuu: jos ainut laite on epäkunnossa, työt kasaantuvat. Yksi keino ennaltaehkäistä tätä tilannetta on hankkia varalaitepalvelu, jonka laaja huoltosopimus sisältää pienen pöytälaitteen varalle. Varalaitteen avulla saa perustyöt hoidettua sillä aikaa, kunnes päälaite on saatu huollettua.

Isoissa yrityksissä monitoimilaitteelta vaaditaan yleensä enemmän, kuin pienessä yrityksessä. Kun laitteen käyttäjiä on useita, kulkukortilla tunnistautuminen laitetta käyttäessä auttaa pitämään työt erillään ja säilyttämään arkaluonteisten materiaalien yksityisyyden. Lisäksi älykortin avulla asiakirjat saa tulostettua mistä tahansa toimiston monitoimilaitteesta, mikä on kätevää, jos lähin laite sattuu olemaan huollettavana. Älykortit mahdollistavat myös laitteen käytön seurannan yksilötasolla. Taloushallinnolle seuranta mahdollistaa projektikohtaisen laskutuksen.

Hyödylliset lisäpalvelut

Pientoimistoissa laite, jolla voit itse tehdä esitteitä, mainoksia, vihkoja ja muita materiaaleja, on usein tarpeen. Painotaloissa hinnoittelu on yleensä aloitusmaksuperusteinen, eli vaikka painettava määrä olisi pieni, työ voi silti tulla kalliiksi. Tämä kannattaa ottaa huomioon, kun hankinnassa on monitoimilaite pientoimistoon. Hyvän kuvajäljen tekevä monitoimilaite voi parhaimmillaan korvata painotalopalvelut.

Isoilla yrityksillä on usein isojen monitoimilaitteiden rinnalla pienempiä koneita, joihin tilataan väriaineet manuaalisesti. Niitä kertyy helposti varastoihin suuret määrät. Ohjelmisto, joka seuraa pienten koneiden värien käyttöä ja tilaa niiden värit automaattisesti, auttaa tilausten ja varaston hallinnassa. Palvelun avulla voidaan myös seurata, miten laitteiden käyttö jakaantuu alueittain toimistolla. Mikäli jossain osastolla laite on kovassa käytössä, voidaan sinne mahdollisesti hankkia suurempi laite, jolla tulostaminen tulee halvemmaksi.

Lue oppaasta lisää asioista, jotka on hyvä ottaa huomioon monitoimilaitetta hankkiessa.