Käytössä yhä projektori ja fläppitaulu? Päivitä kokouskäytäntösi!

 

Teknologian kehittyminen viime vuosikymmeninä on muokannut työskentelyämme yhä enemmän digitaaliseen suuntaan. Tietokone on monille meistä tärkein työväline ja sen avulla toteutetaan suurin osa päivittäisistä työtehtävistä. 

Myös kokouksissa digitaalisuus on ottanut valtaa. Harva enää kirjoittaa paperille kokousmuistiota tai kantaa paperisia esitteitä mukanaan tapaamisiin. Videoneuvottelut ja webinaarit ovat arkipäivää kokouksia pitäessä ja muistiinpanot kirjoitetaan koneella  ja jaetaan sähköisesti osallistujille.

Vaikka teknologia on jo helpottanut palaverien pitämistä, mahdollisuuksia on vielä enempään. Teknologian käyttö saattaa sisältää paljon ongelmia, jotka ratkomalla säästäisi aikaa ja hermoja. Monille on varmaan tuttua, että laitteiden yhdistäminen projektoriin aiheuttaa päänvaivaa, kun tarvittava välikappale on kateissa tai laitteet eivät synkronoi keskenään toivotusti. Myös fläppitaulua käytetään edelleen, josta muistiinpanot täytyy kokouksen päätteeksi kirjoittaa puhtaaksi, ennen kuin ne voi jakaa osallistuneille. Lisäksi esiintymistilanne voi olla epämiellyttävä: projektori humisee ja puhaltaa kuumaa ilmaa ja esiintyjän varjo lankeaa usein kuvan eteen.

Poistamalla yllämainitut ongelmat jää kokouksissa enemmän aikaa keskittyä itse asiaan.
Kun projektoria, piuhoja ja välikappaleita ei tarvita, voi videoneuvottelun järjestää todella nopealla aikataululla. Pelkkä läppäri tai puhelin riittää ja nämä muutenkin kulkevat usein jatkuvasti mukana. Kokouksen jälkeen muistiinpanoja ei tarvitse kirjoittaa ja lähettää osallistuneille, vaan tämän voi hoitaa alta jo kokouksen aikana. Näin säästyy työntekijöiden aikaa ja sitä kautta myös kustannuksia.

Lue oppaasta, mitkä kokouksiin ja viestintään liittyvät ongelmat pystyt ratkomaan teknologian avulla.

 

Nappaa vinkit ja lataa opas! Tutustu teknologiaan